Privacy Policy

for the HouseTally mobile application for digitising and analysing receipts

Last updated: 19 August 2026 | Effective from: 19 August 2026

This is an English translation; in case of any discrepancy with the Bulgarian version made available to users, the Bulgarian version prevails.

1. Who we are (data controller)

This Privacy Policy describes how V E N Ltd, company ID (EIK) 127624975, with registered seat and address of management at 153 Vladaysko Vastanie St., fl. 4, apt. 8, Shumen 9700, Bulgaria (“we”, “us”, the “Company”, the “Controller”), processes your personal data when you use the HouseTally mobile application (the “App”).

The Controller determines the purposes and means of processing the personal data described below. For any questions relating to data protection, you can contact us at: privacy@housetally.eu.

2. What personal data we process

We process the following categories of personal data:

2.1. Profile data

Email address;
Name or pseudonym (nickname) you have entered as a display name;
Technical profile and device identifiers, login data and settings.

2.2. Data extracted from receipts

When you capture a receipt, the following data is extracted from the image and stored:

Date and time of purchase;
List of purchased items, quantity and unit value;
Total purchase amount;
Payment method (cash / card) — without card numbers;
Merchant and outlet name and address;
Merchant EIK and VAT number;
Receipt number and fiscal memory number, and other attributes from the receipt's QR code;
At your choice — the receipt image itself (see the “Retention” section).

2.3. Derived data and analytics

Categorisation of purchases (automatic and/or manually entered by you);
Analyses of your spending, monthly summaries and statistics;
Household membership and links between household members;
Shopping preferences and behavioural patterns (profiling for convenience — see section 9).

2.4. Location data

We process approximate location only when you actively use a feature that requires it (for example “stores near me” or the price map), and only with your operating-system-level permission. You can withdraw this permission at any time from your device settings.

2.5. Technical data

Data on the use of the App, technical logs, error and crash reports, used for support, security and service improvement.

3. Purposes of processing and legal bases

We process your personal data for various purposes and on different legal bases under Article 6 of the General Data Protection Regulation (GDPR):

Purpose	What it involves	Legal basis
Providing the core service	Digitising receipts, extracting items, categorisation, monthly budget, personal archive, household.	Performance of a contract — Art. 6(1)(b) GDPR.
Community price features	Contributing the prices and items from your receipts to aggregated, anonymised community price data — the price map, store comparisons and savings suggestions — and to aggregated reports; and access to those features.	Consent — Art. 6(1)(a). Off by default; you may give or withdraw it at any time — see section 13.1.
Service improvement and usage statistics	Improving the quality of receipt extraction and automatic categorisation; and anonymised statistics about how the App itself is used — which screens and in-app guidance you open, and how often — used to find and fix what confuses people.	Legitimate interest — Art. 6(1)(f), with a right to object at any time — see section 13.2.
Creating anonymous aggregated statistics	Market shares, price comparisons, promotion effectiveness, shopping types — in aggregated form.	Legitimate interest for the creation stage; the final anonymous result is outside the scope of GDPR.
Security, support and legal compliance	Preventing abuse, fixing errors, fulfilling legal obligations.	Legitimate interest and/or legal obligation — Art. 6(1)(f) and (c).

What we do NOT do without your separate consent: we do not use your data to train or fine-tune AI models; we do not carry out advertising profiling or direct marketing with personalised retailer offers; we do not process special categories of data for secondary purposes. For any such activity we would request separate, explicit consent.

4. Use of artificial-intelligence tools

To extract data from receipt images and for certain analyses, we use the OpenAI application programming interface (API) in a business-use mode. In doing so:

OpenAI acts as a processor on our behalf, under a data processing agreement pursuant to Art. 28 GDPR;
Requests to the provider are minimised — we do not send your email, name, profile or household identifier, or other direct identifiers;
Inputs and outputs are not used to train the provider's models;
Where applicable, we use processing with EU data residency;
For features that require analysis of more than one of your receipts (e.g. “smart categories”), we send minimised structured data instead of images where this is sufficient.

The use of AI is for categorisation and convenience and does not by itself produce legal effects for you. You can always manually correct the categories and extracted data.

5. Sensitive (special category) data

We do not intentionally collect special categories of personal data (e.g. data concerning health, religious or political beliefs). However, some purchases may indirectly suggest such information (for example purchases from a pharmacy, certain medicines, health-related products, religious or political materials).

To reduce this risk, we apply filters whereby items and merchants that are sensitive in nature are by default excluded from aggregated analytics and from secondary AI processing. You can also mark a specific receipt as “private” so that it does not take part in shared analytics.

6. Households and data visibility

The App allows users to join into a “household” via invitation and explicit acceptance. Members of the same household can view the receipts and corresponding analyses of the other members.

Before joining a household, you will be informed that your receipts may become visible to the other members. You can leave a household at any time and manage visibility, including marking individual receipts as private/hidden.

7. Who we share data with

7.1. Processors

We share data with providers that process it on our behalf and on our instructions, under agreements pursuant to Art. 28 GDPR, including:

AI service provider for extraction and analysis (OpenAI);
Cloud infrastructure and storage provider;
Providers of email and notification services;
Providers of error-reporting and usage-analytics tools.

A current list of processors and sub-processors can be provided on request.

7.2. Recipients of anonymous aggregated data

We may provide or sell to third parties (for example retailers, manufacturers, research organisations) only anonymous aggregated statistics and reports. These recipients do NOT receive raw records, images, per-receipt purchase lists, user or household identifiers, pseudonyms or row-level data.

We contractually prohibit recipients from attempting to re-identify individuals or households, from linking the data with other datasets for identification purposes, or from targeting offers at specific individuals.

7.3. Other cases

We may disclose data to competent authorities where required by law, as well as in the context of a possible reorganisation or transfer of the business, under appropriate safeguards.

8. Anonymisation and aggregation

Before we provide any information to third parties, we aggregate and anonymise it internally. We apply minimum publication thresholds, suppression of small groups, rare items and unusual combinations, as well as generalisation of dates into periods and of location to city/zone level, so that information about a specific user or household cannot reasonably be singled out, traced or inferred.

Where a result is genuinely anonymous, it no longer constitutes personal data within the meaning of the GDPR.

9. Profiling and automated decision-making

We carry out limited profiling for convenience — for example determination of a shopping style. This profiling does not produce legal effects for you and does not constitute automated decision-making under Art. 22 GDPR. You can disable personalised recommendations from the App settings.

10. International data transfers

We aim to process data within the European Union / European Economic Area. Where a provider processes data outside the EU/EEA, we ensure appropriate safeguards under the GDPR (for example the European Commission's standard contractual clauses or an adequacy decision). You can request information about the specific safeguards.

11. Retention periods

Receipt images and raw AI requests: kept briefly and/or only if you have chosen to keep the image; otherwise deleted after the structured data has been extracted.
Structured receipt data and analytics: kept while you have an active profile or until you delete them yourself.
Profile data: kept for the duration of your registration and deleted after the profile is closed, unless the law requires longer retention.
Technical logs and error reports: kept for a short period for security and support purposes.
Anonymous aggregated data: may be kept without a time limit, as it does not constitute personal data.

12. Your rights

Depending on the circumstances and applicable law, you have the following rights regarding your personal data:

Right of access to the data processed about you;
Right to rectification of inaccurate or incomplete data;
Right to erasure (“right to be forgotten”);
Right to restriction of processing;
Right to data portability;
Right to object at any time to processing based on legitimate interest (Art. 21 GDPR), including our collection of statistics about how you use the App (see section 13.2);
Right to withdraw your consent at any time, where processing is based on consent — including the community price consent in section 13.1 — without affecting the lawfulness of processing carried out before the withdrawal;
Right to lodge a complaint with a supervisory authority (see section 16).

13. Your choices about analytics

The App keeps these two choices separate, because they are different kinds of data on different legal grounds. Both live in Settings → Privacy.

13.1 Community price features — your consent (off by default)

The core service — digitising and analysing your own spending — works in full without this. It is off by default, and until you switch it on we do not use your receipt data for any of the purposes in this subsection.

With your consent (Art. 6(1)(a) GDPR) the prices and items from your receipts become part of aggregated, anonymised community price data. That is what the price map, store comparisons and savings suggestions are built from, and it is also the source of the aggregated reports described in section 3. Individual receipts, receipt images and your identity are never published or passed on.

Because these features are built out of what participants contribute, they are available to you only while this consent is switched on. Everything else in the App works exactly the same either way.

You may withdraw this consent at any time in the App or by writing to us at privacy@housetally.eu. Withdrawal is free of charge, takes effect immediately, and does not affect the lawfulness of processing carried out beforehand. Withdrawing also removes your data from the anonymous aggregated statistics and reports described in sections 7.2 and 8, including any we provide or sell to third parties. The only other consequence is that the community price features stop being available.

13.2 Usage statistics — our legitimate interest (you may object)

To find out which parts of the App confuse people, we collect anonymised statistics about how the App itself is used: which screens and in-app guidance you open, and how often. These are counts and identifiers only — they contain no receipt content, item names, amounts, merchant names or free text — and they are never used to build a commercial profile of you, never used for advertising, and never passed to third parties.

We do this on the basis of our legitimate interest in improving the App (Art. 6(1)(f) GDPR), having weighed it against your interests and concluded that data of this kind, at this level of detail, does not override them.

You may object at any time (Art. 21 GDPR) by switching off “Usage statistics” in Settings → Privacy, or by writing to us at privacy@housetally.eu. No reason is required, there is no cost, and nothing else about the App changes. When you object we stop collecting immediately and delete the statistics we have already collected about you.

14. How to exercise your rights

Much of the control is available directly in the App — household visibility settings, deleting a receipt, deleting a profile, giving or withdrawing your community price consent, objecting to usage statistics, and managing personalisation. You can also contact us at privacy@housetally.eu. We respond within one month, which may be extended where necessary in accordance with the GDPR.

15. Children

The App is not intended for persons under 18 years of age. We do not knowingly collect personal data of children below this age. If we become aware of such processing, we will take steps to delete the data.

16. Complaints to a supervisory authority

If you believe that the processing of your personal data infringes the law, you have the right to lodge a complaint with the Commission for Personal Data Protection (CPDP), Sofia 1592, 2 Prof. Tsvetan Lazarov Blvd., or via the Commission's website. You also have the right to complain to the supervisory authority of your habitual residence.

17. Changes to this policy

We may update this Policy from time to time. For material changes we will notify you through the App or by other appropriate means. The current version is always available in the App with the date of last update.

18. Contact

V E N Ltd
Address: 153 Vladaysko Vastanie St., fl. 4, apt. 8, Shumen 9700, Bulgaria
Email: privacy@housetally.eu

Политика за поверителност

на мобилно приложение HouseTally за дигитализиране и анализ на касови бележки

Последна актуализация: 19.08.2026 | В сила от: 19.08.2026

1. Кои сме ние (администратор на лични данни)

Настоящата Политика за поверителност описва как „В Е Н“ ЕООД, ЕИК 127624975, със седалище и адрес на управление гр. Шумен 9700, ул. „Владайско въстание“ № 153, ет. 4, ап. 8, Република България („ние“, „нас“, „Дружеството“, „Администраторът“), обработва Вашите лични данни, когато използвате мобилното приложение HouseTally („Приложението“).

Администраторът определя целите и средствата за обработване на личните данни, описани по-долу. За въпроси, свързани със защитата на личните данни, можете да се свържете с нас на: privacy@housetally.eu.

2. Какви лични данни обработваме

Обработваме следните категории лични данни:

2.1. Данни за профила

Имейл адрес;
Име или псевдоним (никнейм), който сте въвели като показвано име;
Технически идентификатор на профила и на устройството, данни за вход и настройки.

2.2. Данни, извличани от касовите бележки

Когато заснемете касова бележка, от изображението се извличат и съхраняват следните данни:

Дата и час на покупката;
Списък със закупените артикули, количество и единична стойност;
Обща стойност на покупката;
Начин на плащане (в брой / с карта) — без номера на карти;
Име и адрес на търговеца и на търговския обект;
ЕИК и ДДС номер на търговеца;
Номер на касовия бон и номер на фискалната памет, както и други атрибути от QR кода на бележката;
По Ваш избор — самото изображение на касовата бележка (вижте раздел „Съхранение“).

2.3. Производни данни и анализи

Категоризация на покупките (автоматична и/или ръчно въведена от Вас);
Анализи на разходите Ви, месечни обобщения и статистики;
Принадлежност към „домакинство“ и връзки между членовете на домакинството;
Предпочитания и поведенчески модели на пазаруване (профилиране за удобство — вижте раздел 9).

2.4. Данни за местоположение

Обработваме приблизително местоположение само когато активно използвате функция, която го изисква (например „магазини около мен“ или ценовата карта), и само със съответното Ваше разрешение на ниво операционна система. Можете да оттеглите това разрешение по всяко време от настройките на устройството.

2.5. Технически данни

Данни за използването на Приложението, технически логове, отчети за грешки и сривове, които служат за поддръжка, сигурност и подобряване на услугата.

3. Цели на обработването и правни основания

Обработваме личните Ви данни за различни цели и на различни правни основания съгласно чл. 6 от Общия регламент относно защитата на данните (GDPR):

Цел	Какво включва	Правно основание
Предоставяне на основната услуга	Дигитализиране на бележки, извличане на артикули, категоризация, месечен бюджет, личен архив, домакинство.	Изпълнение на договор — чл. 6, пар. 1, б. „б“ GDPR.
Общностни ценови функции	Включване на цените и артикулите от касовите Ви бележки в агрегирани, анонимизирани общностни ценови данни — ценовата карта, сравненията между магазини и предложенията за спестявания — както и в агрегирани доклади; и достъп до тези функции.	Съгласие — чл. 6, пар. 1, б. „а“. По подразбиране е изключено; можете да го дадете или оттеглите по всяко време — вижте раздел 13.1.
Подобряване на услугата и статистика за ползването	Подобряване на качеството на извличането от касови бележки и на автоматичното категоризиране; и анонимизирана статистика за начина, по който се използва самото Приложение — кои екрани и указания отваряте и колко често — използвана, за да открием и отстраним онова, което затруднява потребителите.	Легитимен интерес — чл. 6, пар. 1, б. „е“, с право на възражение по всяко време — вижте раздел 13.2.
Създаване на анонимни агрегирани статистики	Пазарни дялове, ценови сравнения, ефективност на промоции, типове пазаруване — в обобщен вид.	Легитимен интерес за етапа на изготвяне; крайният анонимен резултат е извън обхвата на GDPR.
Сигурност, поддръжка и спазване на закона	Предотвратяване на злоупотреби, отстраняване на грешки, изпълнение на законови задължения.	Легитимен интерес и/или законово задължение — чл. 6, пар. 1, б. „е“ и б. „в“.

Какво НЕ правим без Вашето отделно съгласие: не използваме данните Ви за обучение или дообучение на AI модели; не извършваме рекламно профилиране или директен маркетинг с персонализирани оферти от търговци; не обработваме специални категории данни за вторични цели. За всяка такава дейност бихме поискали отделно, изрично съгласие.

4. Използване на инструменти с изкуствен интелект

За извличане на данните от изображенията на касовите бележки и за някои анализи използваме програмен интерфейс (API) на OpenAI в режим за бизнес ползване. При това:

OpenAI действа като обработващ лични данни от наше име, въз основа на договор за обработване по чл. 28 GDPR;
Заявките към доставчика се минимизират — не изпращаме Вашия имейл, име, идентификатор на профила или на домакинството, нито други преки идентификатори;
Входните и изходните данни не се използват за обучение на модели на доставчика;
Където е приложимо, ползваме обработване с резидентност на данните в Европейския съюз;
За функции, които изискват анализ на повече от една Ваша бележка (например „умни категории“), изпращаме минимизирани структурирани данни вместо изображения, когато това е достатъчно.

Използването на AI е за категоризация и удобство и не поражда самостоятелно правни последици за Вас. Можете винаги да коригирате ръчно категориите и извлечените данни.

5. Чувствителни (специални категории) данни

Не събираме умишлено специални категории лични данни (напр. данни за здраве, религиозни или политически убеждения). Някои покупки обаче могат косвено да подсказват такава информация (например покупки от аптека, определени лекарства, продукти, свързани със здраве, религиозни или политически материали).

За да намалим този риск, прилагаме филтри, чрез които чувствителните по характер артикули и търговци по подразбиране се изключват от агрегираните анализи и от вторичните AI обработки. Можете също така да маркирате конкретна бележка като „лична“, за да не участва в общи анализи.

6. Домакинства и видимост на данните

Приложението позволява потребители да се обединяват в „домакинство“ чрез покана и изрично приемане. Членовете на едно домакинство могат да виждат касовите бележки и съответните анализи на останалите членове.

Преди да се присъедините към домакинство, ще бъдете уведомени, че Вашите бележки могат да станат видими за останалите членове. Можете да напуснете домакинство по всяко време и да управлявате видимостта, включително да маркирате отделни бележки като лични/скрити.

7. С кого споделяме данни

7.1. Обработващи лични данни

Споделяме данни с доставчици, които ги обработват от наше име и по наши инструкции, въз основа на договори по чл. 28 GDPR, включително:

Доставчик на AI услуги за извличане и анализ (OpenAI);
Доставчик на облачна инфраструктура и съхранение;
Доставчици на услуги за изпращане на имейли и известия;
Доставчици на инструменти за отчитане на грешки и анализ на използването.

Актуален списък на обработващите и подизпълнителите можем да предоставим при поискване.

7.2. Получатели на анонимни агрегирани данни

Можем да предоставяме или продаваме на трети лица (например търговци, производители, изследователски организации) единствено анонимни агрегирани статистики и доклади. Тези получатели НЕ получават сурови записи, изображения, списъци на покупки по бележка, потребителски или домакински идентификатори, псевдоними или редови данни.

Договорно забраняваме на получателите да правят опити за повторно идентифициране на лица или домакинства, да свързват данните с други масиви с цел идентификация или да насочват оферти към конкретни физически лица.

7.3. Други случаи

Можем да разкриваме данни на компетентни органи, когато това се изисква по закон, както и в рамките на евентуална реорганизация или прехвърляне на бизнеса, при подходящи гаранции.

8. Анонимизиране и агрегиране

Преди да предоставим каквато и да е информация на трети лица, я агрегираме и анонимизираме вътрешно. Прилагаме минимални прагове за публикуване, потискане на малки групи, редки артикули и необичайни комбинации, както и обобщаване на дати по периоди и на местоположение до ниво град/зона, така че да не може разумно да се отдели, проследи или изведе информация за конкретен потребител или домакинство.

Когато даден резултат е действително анонимен, той вече не представлява лични данни по смисъла на GDPR.

9. Профилиране и автоматизирано вземане на решения

Извършваме ограничено профилиране за удобство — например определяне на стил на пазаруване. Това профилиране не поражда правни последици за Вас и не представлява автоматизирано вземане на решения по чл. 22 GDPR. Можете да изключите персонализираните препоръки от настройките на Приложението.

10. Международно предаване на данни

Стремим се данните да се обработват в рамките на Европейския съюз / Европейското икономическо пространство. Когато даден доставчик обработва данни извън ЕС/ЕИП, осигуряваме подходящи гаранции съгласно GDPR (например стандартни договорни клаузи на Европейската комисия или решение за адекватно ниво на защита). Можете да поискате информация за конкретните гаранции.

11. Срокове на съхранение

Изображения на касови бележки и сурови AI заявки: съхраняват се кратко и/или само ако сте избрали да запазите изображението; в противен случай се изтриват след извличане на структурираните данни.
Структурирани данни от бележки и анализи: съхраняват се, докато имате активен профил или докато сами не ги изтриете.
Данни за профила: съхраняват се за срока на регистрацията Ви и се изтриват след закриване на профила, освен ако закон не изисква по-дълго съхранение.
Технически логове и отчети за грешки: съхраняват се за кратък период за целите на сигурността и поддръжката.
Анонимни агрегирани данни: могат да се съхраняват без срочно ограничение, тъй като не представляват лични данни.

12. Вашите права

В зависимост от обстоятелствата и приложимото законодателство имате следните права по отношение на личните си данни:

Право на достъп до обработваните за Вас данни;
Право на коригиране на неточни или непълни данни;
Право на изтриване („право да бъдеш забравен“);
Право на ограничаване на обработването;
Право на преносимост на данните;
Право на възражение по всяко време срещу обработване, основано на легитимен интерес (чл. 21 от GDPR), включително срещу събирането на статистика за начина, по който използвате Приложението (вижте раздел 13.2);
Право да оттеглите съгласието си по всяко време, когато обработването се основава на съгласие — включително съгласието за общностни ценови функции по раздел 13.1 — без това да засяга законосъобразността на обработването преди оттеглянето;
Право на жалба до надзорен орган (вижте раздел 16).

13. Вашият избор относно анализите

Приложението държи тези два избора разделени, защото става дума за различни видове данни на различни правни основания. И двата се намират в „Настройки → Поверителност“.

13.1 Общностни ценови функции — Вашето съгласие (изключено по подразбиране)

Основната услуга — дигитализиране и анализ на собствените Ви разходи — работи напълно и без това. По подразбиране е изключено и докато не го включите сами, не използваме данните от бележките Ви за нито една от целите в тази подточка.

С Вашето съгласие (чл. 6, пар. 1, б. „а“ от GDPR) цените и артикулите от касовите Ви бележки стават част от агрегирани, анонимизирани общностни ценови данни. От тях се изграждат ценовата карта, сравненията между магазини и предложенията за спестявания; те са и източникът на агрегираните доклади по раздел 3. Отделни касови бележки, изображения на бележки и Вашата самоличност никога не се публикуват и не се предават на трети лица.

Тъй като тези функции се изграждат от онова, което участниците допринасят, те са достъпни за Вас само докато съгласието е включено. Всичко останало в Приложението работи по един и същи начин и в двата случая.

Можете да оттеглите съгласието си по всяко време в Приложението или като ни пишете на privacy@housetally.eu. Оттеглянето е безплатно, действа незабавно и не засяга законосъобразността на обработването преди него. Оттеглянето премахва данните Ви и от анонимните агрегирани статистики и доклади по раздели 7.2 и 8, включително всички, които предоставяме или продаваме на трети лица. Единствената друга последица е, че общностните ценови функции спират да бъдат достъпни.

13.2 Статистика за ползването — наш легитимен интерес (можете да възразите)

За да разберем кои части от Приложението затрудняват потребителите, събираме анонимизирана статистика за начина, по който се използва самото Приложение: кои екрани и указания отваряте и колко често. Това са само броения и идентификатори — не съдържат съдържание от бележки, имена на артикули, суми, имена на търговци или свободен текст — и никога не се използват за изграждане на търговски профил за Вас, никога за реклама и никога не се предават на трети лица.

Правим това на основание нашия легитимен интерес да подобряваме Приложението (чл. 6, пар. 1, б. „е“ от GDPR), след като го претеглихме спрямо Вашите интереси и преценихме, че данни от този вид и на това ниво на подробност не надделяват над тях.

Можете да възразите по всяко време (чл. 21 от GDPR), като изключите „Статистика за ползването“ в „Настройки → Поверителност“ или като ни пишете на privacy@housetally.eu. Не е необходимо да посочвате причина, няма никаква такса и нищо друго в Приложението не се променя. При възражение спираме събирането незабавно и изтриваме вече събраната за Вас статистика.

14. Как да упражните правата си

Голяма част от контрола е достъпна директно в Приложението — настройки за видимост в домакинство, изтриване на бележка, изтриване на профил, даване или оттегляне на съгласието за общностни ценови функции, възражение срещу статистиката за ползването и управление на персонализацията. Можете също да се свържете с нас на privacy@housetally.eu. Отговаряме в срок до един месец, който при необходимост може да бъде удължен съгласно GDPR.

15. Деца

Приложението не е предназначено за лица под 18 години. Не събираме съзнателно лични данни на деца под тази възраст. Ако установим такова обработване, ще предприемем мерки за изтриване на данните.

16. Жалби до надзорен орган

Ако смятате, че обработването на личните Ви данни нарушава закона, имате право да подадете жалба до Комисията за защита на личните данни (КЗЛД), гр. София 1592, бул. „Проф. Цветан Лазаров“ № 2, или чрез интернет страницата на Комисията. Имате право на жалба и до надзорния орган по обичайното Ви местопребиваване.

17. Промени в тази политика

Можем периодично да актуализираме настоящата Политика. При съществени промени ще Ви уведомим чрез Приложението или по друг подходящ начин. Актуалната версия е винаги достъпна в Приложението с посочена дата на последна актуализация.

18. Контакт

„В Е Н“ ЕООД
Адрес: гр. Шумен 9700, ул. „Владайско въстание“ № 153, ет. 4, ап. 8, Република България
Имейл: privacy@housetally.eu